Fornecedor é quem vende para a sua empresa. Transportadora é quem leva a mercadoria até o cliente. Os dois cadastros são quase gêmeos: dados principais, endereços e contatos. Esta página mostra como preencher cada um e onde eles aparecem no resto do Organósi.
As telas ficam em Cadastros > Fornecedores e Cadastros > Transportadoras e aparecem quando a empresa tem o módulo Comercial.
Passo a passo
Cadastrar um fornecedor
- Em Cadastros > Fornecedores, clique em Criar Fornecedor.
- Em Dados Principais, escolha o Tipo de Pessoa. O padrão é Pessoa Jurídica, porque a maioria dos fornecedores é empresa.
- Preencha CNPJ (ou CPF), Razão Social (ou Nome), Nome Fantasia (ou Sobrenome) e a Inscrição Estadual, quando houver. O documento é opcional, mas não se repete: dois fornecedores com o mesmo CNPJ são recusados. A chave Ativo já vem ligada (veja Fornecedor inativo).
- Salve. Na tela de edição aparecem as abas Endereços e Contatos.
- Em Endereços, clique em Criar Endereço, digite o CEP e saia do campo para o endereço se preencher sozinho. Complete o Número. O primeiro endereço do fornecedor já nasce como Endereço Principal.
- Em Contatos, cadastre os e-mails, telefones e WhatsApp do fornecedor.
Exemplo: a Aurora compra papel kraft e alças de uma fábrica de papel e caixas de papelão prontas de uma distribuidora. Cada uma vira um fornecedor, com o e-mail do setor de vendas como contato principal.
Cadastrar uma transportadora
- Em Cadastros > Transportadoras, clique em Criar Transportadora.
- Escolha o Tipo de Pessoa e preencha CNPJ (ou CPF), Razão Social (ou Nome) e a Inscrição Estadual.
- Salve e, na edição, cadastre o endereço em Endereços e os contatos em Contatos, do mesmo jeito que no fornecedor.
Dica
Ao contrário do cliente, fornecedor e transportadora não têm o botão de busca na Receita pelo CNPJ: os dados são digitados à mão. Vale copiar do cartão CNPJ para não errar a razão social, que vai para a nota.
Endereços e contatos
As abas funcionam igual às do cliente:
- Só um endereço pode ser o Endereço Principal. O primeiro cadastrado já nasce principal; ligar a chave em outro desliga nos demais.
- A chave Principal dos contatos vale por tipo: um e-mail principal, um telefone principal e um WhatsApp principal.
- A lista de fornecedores mostra a Cidade e a UF do endereço principal. Sem endereço principal, as colunas ficam vazias.
Onde eles aparecem depois
O cadastro só faz sentido porque outras telas usam:
| Cadastro | Onde aparece |
|---|---|
| Fornecedor | Pedidos de compra, contas a pagar, lançamentos do controle de caixa e movimentações de estoque |
| Transportadora | Seção Frete e Transporte da NF-e, no campo Transportadora |
Na nota fiscal, o campo Transportadora só aparece quando a Modalidade do Frete não é Sem Frete. Faz sentido: se ninguém vai transportar, não há quem escolher.
A lista
- Pesquisar procura por razão social, nome fantasia (no fornecedor) e CPF/CNPJ.
- A coluna Tipo e a coluna de nome fantasia vêm escondidas: ligue-as no botão de colunas, no canto da tabela.
- Na lista de fornecedores, o filtro UF procura pela UF do endereço principal.
- Também na de fornecedores, o filtro Situação abre marcado em Ativos. Escolha Inativos para ver os inativados, ou Todos.
- Exportar oferece Exportar Excel e Exportar PDF, com a pesquisa e os filtros que estão na tela.
- Pelo menu de três pontos de cada linha você edita ou exclui (no fornecedor, também inativa).
Fornecedor inativo
Fornecedor com quem a empresa parou de trabalhar não precisa sair da lista: inative. No menu de três pontos da linha, clique em Inativar e confirme; para vários de uma vez, marque as linhas e use Inativar nas ações em lote. Também dá para desligar a chave Ativo em Dados Principais. Reativar traz de volta.
O fornecedor inativo some de onde se escolhe um fornecedor: pedido de compra, contas a pagar, controle de caixa e movimentações de estoque. Tudo o que já existe dele continua (contas em aberto, compras antigas, relatórios), e os documentos antigos seguem mostrando o nome. Inativar e Reativar pedem a permissão Editar Fornecedores.
Quem pode
As permissões ficam em Papéis de Acesso, no grupo Cadastros:
- Fornecedores: Ver Fornecedores, Criar Fornecedores, Editar Fornecedores e Excluir Fornecedores.
- Transportadoras: Ver Transportadoras, Criar Transportadoras, Editar Transportadoras e Excluir Transportadoras.
Um papel de Estoque e Compras costuma ter as de fornecedor; quem emite nota precisa ao menos ver as transportadoras.
Fornecedor com pedido de compra, conta a pagar ou lançamento de caixa não se exclui: a janela de Excluir diz o que ele tem e não deixa confirmar. Fornecedor com quem a empresa parou de trabalhar pode ser inativado.