Quando a empresa chega ao Organósi vinda de outro sistema, os XMLs das notas e cupons emitidos lá podem ser trazidos junto. Eles ficam em Fiscal > Documentos Importados, uma tela para consultar esse histórico e aproveitar o que ele tem de bom: clientes e produtos prontos para cadastrar.
Os arquivos são carregados pela equipe de suporte da plataforma, normalmente na migração. Esta tela não recebe arquivos: ela trabalha com o que já foi importado.
Passo a passo: cadastrar clientes das notas
- Abra Fiscal > Documentos Importados.
- Clique na aba A cadastrar. Ela mostra os documentos com destinatário identificado, não cancelados, cujo cliente ainda não foi cadastrado. O número na aba diz quantos faltam.
- Para um só: no menu de ações da linha, clique em Cadastrar Cliente e confirme. A pergunta mostra o nome que vai ser criado.
- Para vários: marque as linhas e use a ação em massa Cadastrar Clientes.
O cliente é criado com nome, CPF ou CNPJ, inscrição estadual e o endereço que estava na nota. Ao terminar, a coluna Cadastro passa para Cliente cadastrado.
Dica
Já existe um cliente com o mesmo CPF ou CNPJ? O Organósi não cria outro nem mexe no cadastro que você já tem: só avisa Cliente já existia e marca o documento como resolvido.
Na ação em massa, o resumo ao final diz quantos foram Criados, quantos Já existiam, quantos estavam Sem destinatário (cupom de consumidor não identificado) e quantos deram Erros.
Passo a passo: gerar os produtos das notas
- Em Fiscal > Documentos Importados, clique em Gerar Produtos das Notas, no topo da tela.
- Leia a explicação e confirme.
O Organósi percorre os itens de todas as notas e cupons importados (menos os cancelados) e monta o catálogo com código, descrição, NCM, CEST, unidade, código de barras e o último preço praticado. Cada produto recebe o grupo de tributação padrão da empresa.
Importante
Produto com o mesmo código (SKU) de um que já existe não é alterado. Pode clicar no botão mais de uma vez sem medo de estragar o que já foi ajustado à mão.
O aviso no final traz Criados, Já existiam e Erros, e dois alertas que merecem atenção:
- Produtos sem grupo de tributação: aparece quando a empresa ainda não tem grupo padrão. Defina um antes de emitir notas, senão a NF-e não sai.
- Perfis fiscais distintos: o histórico mostra produtos vendidos com tributações diferentes, e o grupo padrão cobre só uma delas. Vale revisar esses produtos com o contador e ligar cada um ao grupo certo.
Melhor descobrir isso aqui do que na recusa da primeira nota, não é?
Ver o que tem em cada documento
No menu de ações da linha:
- Ver Itens: abre a lista de itens do documento, com Código, Descrição, NCM, CFOP, Un., Qtd, Unitário e Total.
- Baixar XML: baixa o arquivo original. Se aparecer XML não encontrado no armazenamento, o documento foi importado antes de o arquivo passar a ser guardado, ou o arquivo foi removido.
As abas e os filtros
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Notas Fiscais (NF-e) | As notas de produto. É onde está o trabalho de cadastro. |
| Cupons (SAT / NFC-e) | Os cupons de venda ao consumidor, só para consulta. Normalmente não têm destinatário. |
| A cadastrar | Documentos com cliente identificado que ainda não virou cadastro. |
| Todos | Tudo junto. |
As colunas mostram Modelo, Número (com a série), Emissão, Destinatário, Total, Cancelada e Cadastro. O rodapé soma o total do que está na tela. A Chave de Acesso fica escondida e pode ser ligada nas colunas, com botão de copiar.
Pelo funil, filtre por Modelo (NF-e, NFC-e ou CF-e SAT), Cancelada, Destinatário identificado e pelo período, em Emitida de e até.
Quem pode
A tela aparece para quem tem a permissão Ver Importadores (XML/JSON), em Papéis de Acesso. Gerar Produtos das Notas pede também Criar Produtos, e Cadastrar Cliente(s) pede Criar Clientes. Ela não depende do módulo Fiscal, de propósito: a migração costuma acontecer antes de a empresa começar a emitir notas pelo Organósi.