Quando o técnico vai até o cliente (a usina, a fazenda, a obra), a saída fica registrada dentro da mesma O.S., como um taxímetro: saída da empresa, chegada no cliente, atendimento, pausa, fim do atendimento e volta. No fim, a visita vira um recibo com as horas e o km. O escritório confere o recibo e lança a hora técnica e o deslocamento no pedido da O.S., com o preço da tabela do cliente.
A visita não muda a situação da O.S.: ela pode acontecer em qualquer momento. Um diagnóstico na usina antes do orçamento, a instalação depois do conserto, ou o serviço inteiro feito no local.
Antes de começar
Em Configurações > Parametrizações > Ordem de Serviço: visitas e horas, escolha:
- Serviço da hora técnica, cobrado em horas (2,5 = duas horas e meia);
- Deslocamento: por km rodado (ida e volta) ou valor fixo por visita, e o serviço de cada um;
- Dois ou mais técnicos na visita: cada técnico conta as suas horas, ou o tempo da visita conta uma vez só;
- Arredondar o atendimento (por exemplo, de 15 em 15 minutos) e o Mínimo de horas por visita. Em branco, cobra o minuto exato e sem mínimo.
O preço sai da tabela de preço do cliente. Para cobrar o deslocamento fixo por região, use tabelas diferentes.
Passo a passo
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Clique em Agendar visita, no alto da página da O.S. Informe quando, os Técnicos e o endereço do atendimento (vem o do cliente; troque se for em outro lugar). A visita aparece na aba Visitas, no fim da página da O.S.
Também dá para agendar pela lista Ordem de Serviço > Visitas, no botão Agendar visita: a janela pede primeiro a O.S. (busque pelo número ou pelo nome do cliente). Ali aparecem só as O.S. Recebidas, Em diagnóstico e Em execução. Para uma O.S. Concluída, como a visita de instalação depois do conserto, agende pelo botão da própria O.S.
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Depois da visita, abra o menu da linha e clique em Registrar horários: saída, chegada, pausa (almoço, espera), fim do atendimento e chegada de volta, com o odômetro na saída e no retorno (ou o km total).
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Escolha o Resultado: serviço concluído no local, precisa de outra visita ou item recolhido para a oficina. Com o resultado (ou a chegada de volta), a visita fica Encerrada.
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Clique em Conferir e lançar no pedido. O recibo mostra ida, atendimento (já sem a pausa), volta, km e as linhas com o valor.
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Se algo estiver errado (esqueceram de marcar o fim, houve desvio na estrada), ajuste o atendimento, o km ou quantos técnicos contam e escreva o Motivo do ajuste. O ajuste fica registrado: quem, quando, de quanto para quanto.
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Confirme. A hora técnica e o deslocamento entram no pedido da O.S.
Dica
A visita mora dentro de uma O.S.: é por ela que as horas e os km chegam ao pedido. Cliente ligou pedindo visita e ainda não tem O.S.? Abra a O.S. primeiro, em Ordens de Serviço, e depois agende.
Dica
Só o tempo de atendimento vira hora técnica. O tempo de ida e de volta fica registrado, e o deslocamento é cobrado pelo km ou pelo valor fixo.
Ficha impressa para o técnico
Enquanto o técnico não registra pelo celular, ele leva a ficha da visita e anota à mão. No menu da visita (na aba Visitas da O.S. ou na lista Ordem de Serviço > Visitas), clique em Imprimir ficha. Para imprimir várias de uma vez, por exemplo as visitas de amanhã, marque as visitas na lista e use Imprimir fichas: sai um PDF com uma ficha por página.
A ficha traz o cliente, o telefone, o endereço do atendimento, o equipamento, os técnicos e o defeito relatado. Tem espaço para anotar:
- os horários (saída, chegada, pausa, fim do atendimento e volta) e o odômetro;
- o resultado;
- o que foi feito e as peças usadas;
- as assinaturas do técnico e do cliente.
Na volta, o escritório abre Registrar horários e passa o que foi anotado: os campos estão na mesma ordem da ficha. As peças anotadas entram no pedido pelo caminho de sempre (orçamento complementar ou Editar itens).
Visita antes do orçamento
Foi à usina diagnosticar antes de existir o orçamento? Confira a visita normalmente: ela fica Conferida, esperando o orçamento. Quando você clicar em Gerar orçamento, as horas e o deslocamento já entram no pedido.
Desfazer
Desfazer lançamento, no menu da visita, tira do pedido as horas e o deslocamento daquela visita. Só funciona antes de o pedido ser faturado. A visita continua conferida, pronta para lançar de novo.
A lista Visitas
Em Ordem de Serviço > Visitas ficam as saídas de todas as O.S., nas abas Hoje, Amanhã, Em campo, A lançar e Todas. O número ao lado do menu mostra as visitas encerradas que ainda não foram para o pedido. No Kanban, a O.S. com visita em andamento aparece com a marca Em campo. As visitas também saem no PDF da O.S.
O técnico com login
Em Cadastros > Prestadores, o prestador pode ter um Usuário do sistema. Assim o técnico que é funcionário entra no Organósi e vê as O.S. em que está escalado, numa visita ou numa etapa. O prestador sem login continua podendo ser escalado normalmente. No aplicativo do técnico, que vem a seguir, é ele quem vai marcar os horários.
Quem pode
- Registrar Visitas da OS: agendar, registrar os horários e cancelar.
- Lançar Horas da OS: conferir o recibo, ajustar, lançar no pedido e desfazer.
As duas nascem com quem já tinha Editar Ordens de Serviço.