Quando o equipamento entra antes do preço, o orçamento nasce da própria O.S. Ele é um pedido de venda pendente ligado à O.S.: você usa a tabela de preço, a condição de pagamento e o botão Enviar de sempre, e o faturamento e as notas saem dele depois. Aprovado, o pedido volta para a mesma O.S., que segue para a execução.
Passo a passo
- Na O.S., clique em Iniciar diagnóstico e anote o que achou no campo Diagnóstico. Salve.
- Clique em Gerar orçamento e confirme. O Organósi cria o pedido pendente com o cliente, o veículo e o equipamento, e a O.S. fica Aguardando aprovação.
- Clique em Editar orçamento. Abre o pedido: inclua as peças e os serviços e salve.
- Mande ao cliente pelo Enviar do pedido (WhatsApp ou e-mail). O PDF sai como "Orçamento", com o equipamento, o defeito e o diagnóstico.
- Quando o cliente responder, volte à O.S. e clique em Registrar aprovação ou Registrar recusa. Informe quem respondeu e Por qual meio.
Importante
Se o tipo da O.S. orça "Só depois do diagnóstico", o orçamento só sai com a O.S. Em diagnóstico e o diagnóstico escrito e salvo (Salvar alterações). Clicou em Gerar orçamento antes disso? Aparece o aviso Orçamento não gerado, dizendo o que falta.
Aprovação
Registrar aprovação aprova o pedido (baixa o estoque das peças, como qualquer aprovação) e leva a O.S. para Em execução; ali você já pode informar os Técnicos que começam o serviço. A resposta fica na aba Aprovações da O.S.: quem aprovou, por qual meio, quando e o valor.
O cliente aprova o orçamento inteiro. Se ele quiser só uma parte (troca o miolo, mas não a carcaça), edite o orçamento tirando o que ficou de fora e aprove o resto.
Também dá para aprovar pela lista de pedidos: no pedido que é orçamento de O.S., o Aprovar pede as mesmas informações.
Recusa
Registrar recusa deixa a O.S. Recusada. O que acontece com o pedido depende da Cobrar a análise:
- Desligada: o orçamento é cancelado.
- Ligada: o pedido fica só com o serviço da análise, pelo Valor da análise que você informar, e vai direto para Aguardando Faturamento.
A chave já vem ligada ou desligada conforme o tipo da O.S. (veja Tipos de O.S.), e você decide na hora. Depois, devolva o item com Entregar: ele volta montado.
Peça nova no meio do serviço
Abriu o equipamento e achou mais um rolamento gasto? Não precisa de outro pedido.
- Na O.S. em execução, clique em Orçamento complementar.
- Inclua as peças e os serviços e, se quiser, uma Observação para o cliente. Confirme.
- Avise o cliente. O complemento fica na aba Complementos, aguardando.
- Com a resposta, clique em Aprovado ou Recusado na linha do complemento.
Aprovado, os itens entram no mesmo pedido. Produto que já estava no pedido soma a quantidade e fica com o preço que tinha. Recusado, o pedido não muda e a O.S. continua de onde estava.
Atenção
Concluir a O.S. com complemento ainda aguardando o cliente deixa esse complemento fora do pedido. A janela de Concluir avisa.
Rever o orçamento
Antes da resposta do cliente, Voltar ao diagnóstico devolve a O.S. para Em diagnóstico com o mesmo pedido. Depois de rever, Reenviar para aprovação.
As notas do pedido
Concluída a O.S., fature o pedido como sempre. Em Gerar Nota Fiscal, o pedido com peças e serviços pergunta quais notas gerar: NF-e (produtos), NFS-e (serviços) ou as duas.
- A NF-e leva só as peças. O desconto do pedido vai todo para ela, até o valor das peças; o que passar disso sai do valor do serviço na NFS-e.
- As parcelas da NF-e ficam na proporção do valor dela.
- Dá para ajustar o desconto da NF-e e o valor do serviço da NFS-e antes de emitir.
Quem pode
Gerar orçamento cria um pedido: precisa de Criar Pedidos de Venda. Registrar a resposta do cliente (orçamento e complemento) precisa de Registrar Aprovação ou Recusa do Orçamento da OS, que nasce com quem já podia aprovar pedidos.