O Controle de Caixa é o extrato da empresa: cada linha é um dinheiro que entrou ou saiu de um caixa ou conta bancária. A maioria das linhas aparece sozinha (baixa de conta, faturamento à vista, taxa de boleto). As outras você lança à mão: o aporte do sócio, a tarifa do banco, o lanche da equipe no sábado de produção.
É daqui que saem o saldo dos caixas, o Fluxo de Caixa e o DRE.
Passo a passo
Lançar uma entrada ou saída
- Abra Financeiro > Controle de Caixa.
- Clique em Criar Movimentação de Caixa.
- Escolha o Caixa e o Tipo (Entrada ou Saída).
- Informe a Data e o Valor.
- Escolha o Plano de Contas. A lista mostra só contas de receita numa entrada e só de despesa numa saída.
- Se a empresa usa centros de custo, confira o Centro de custo.
- Em Contraparte, diga quem pagou ou recebeu: Cliente, Fornecedor ou Não cadastrado (aí aparece o campo Nome, para "sócio", "banco" ou "prefeitura", por exemplo). Pode deixar Nenhuma.
- Escreva a Descrição e salve.
Dica
Informe a contraparte sempre que der. Sem ela, o relatório não sabe de quem veio o dinheiro, e a Conferência do Caixa vai listar o lançamento para revisão.
Ao escolher o cliente ou o fornecedor, o Organósi sugere o plano de contas e o centro do último movimento dele. Numa saída, a conta de despesa também pode sugerir o centro. Só preenche o que está vazio.
Transferir entre caixas
A Aurora levou R$ 2.000,00 do caixa da loja para a conta do banco:
- Clique em Transferência entre Caixas.
- Escolha o Caixa de Origem e o Caixa de Destino.
- Informe Data, Valor e Descrição (vem "Transferência entre caixas").
- Confirme.
O Organósi grava duas linhas: uma saída na origem e uma entrada no destino, com "(para ...)" e "(de ...)" na descrição. As duas aparecem com a etiqueta Transferência abaixo do tipo.
Importante
Transferência não é receita nem despesa: o dinheiro só mudou de bolso. Por isso ela fica fora do DRE e não tem centro de custo.
A lista
- Data: a data do movimento. Abaixo, em cinza, a hora em que foi lançado. Se o lançamento foi feito em outro dia (retroativo), aparece "lançado em" com o dia e a hora.
- Caixa, Cliente / Fornecedor, Descrição, Tipo e Valor.
- Origem: de onde o movimento veio, com link. Por exemplo Conta a Receber #12, Conta a Pagar #4, Pedido #62 ou Compra #8. Movimento lançado à mão fica só com um traço.
No rodapé da coluna Valor, três totais do que está na tela: Entradas, Saídas e Saldo (entradas − saídas). Abaixo do título, o selo Saldo Geral mostra o saldo de todos os caixas ativos. Filtrou um caixa? O selo passa a mostrar o saldo dele.
Os filtros incluem Caixa, Plano de Contas, Centro de custo, Cliente, Fornecedor, Pedido de Venda, Pedido de Compra, Tipo e o período (De e Até). Em Exportar você baixa a lista filtrada em Excel ou PDF.
Clique em Ver detalhes, no menu da linha, para ver o rastreamento completo: documento de origem, plano de contas, centro de custo e a descrição da conta que gerou o movimento.
O que não se mexe à mão
- Movimentos do PDV. Quando a empresa contrata o PDV, o resumo dos turnos, a sangria, as diferenças de caixa e a baixa de cartão aparecem aqui, mas não podem ser editados nem excluídos, por ninguém: quem manda neles é o turno. Os caixas de PDV ficam escondidos por padrão; use o filtro Caixas de PDV para mostrar.
- Baixa de conta. O movimento que veio da baixa de uma conta a receber ou a pagar (e a taxa bancária do boleto) não se exclui aqui. Para corrigir uma baixa errada, use Desfazer baixa na própria conta: o movimento sai do caixa e a conta volta a pendente. Veja Contas a receber.
- Classificação de movimento com origem. Em movimento que veio de conta, pedido ou compra, o Plano de Contas e o Centro de custo só podem ser trocados por quem tem Reclassificar Lançamentos. Para os outros, o campo aparece travado, com o aviso "Veio de um pedido ou compra".
Histórico de classificação
Quando o plano de contas ou o centro de custo de um movimento é trocado, a troca fica registrada. No menu da linha aparece Histórico de classificação, com quem trocou, quando, de qual valor para qual e quantos lançamentos acompanharam. A opção só aparece em movimento que já teve alguma troca.
Quem pode
Em Papéis de Acesso, grupo Financeiro: Ver Controle de Caixa, Criar Movimentação de Caixa, Editar Movimentação de Caixa e Excluir Movimentação de Caixa. A Transferência entre Caixas pede Criar Movimentação de Caixa.