Centro de custo responde à pergunta "qual parte da empresa ganhou ou gastou isso?". Na Aurora, os centros são Fábrica (sacolas e caixas personalizadas), Revenda (embalagens prontas), Estúdio de arte (criação de arte) e Administrativo. Com eles, o DRE mostra se a fábrica dá lucro, ou se é a revenda que segura as contas.
O bom é que quase ninguém precisa escolher centro no dia a dia: o Organósi calcula pelo que foi vendido ou comprado, e o financeiro só confere.
Passo a passo
Cadastrar os centros
- Abra Financeiro > Centros de Custo e clique em Criar Centro de Custo.
- Preencha o Nome e, se a contabilidade usar, o Código.
- Deixe Ativo ligado.
- Em um deles (normalmente o Administrativo), ligue Centro padrão da empresa.
- Salve. Repita para cada centro.
O centro padrão recebe todo pedido, compra, conta e movimento de caixa que não tiver outro centro. Só pode haver um: marcar outro desmarca o atual. Centro inativo não pode ser o padrão.
Dica
Enquanto a empresa não tiver nenhum centro ativo, os campos, colunas e filtros de centro de custo nem aparecem. Quem não usa, não vê.
Ensinar o sistema a sugerir
Preencha a seção Classificação financeira onde fizer sentido:
- Produto: Conta de receita (na venda), Conta de despesa (na compra) e Centro de custo. Produto em mais de uma categoria ganha o campo Categoria principal: é dela que ele herda.
- Categoria: os mesmos três campos, que valem para todos os produtos dela. A sacola kraft está na categoria Sacolas personalizadas, que aponta para Fábrica.
- Vendedor: Centros do vendedor e Centro principal.
- Configurações > Parametrizações, seção Classificação financeira: as contas de receita e de despesa padrão para Produto, Serviço e Insumo, e a ordem em Na venda, o centro de custo vem primeiro de.
Tudo é opcional. Etapa em branco é pulada.
Como o sistema decide
Na venda
O pedido de venda não tem campo de centro de custo. O vendedor vende; quem classifica é o Organósi. A cada alteração nos itens, ele recalcula o centro pela fila:
- O produto.
- A categoria principal do produto (com uma categoria só, é ela).
- A categoria pai.
- O vendedor (o centro principal dele; com um centro só, é ele).
- O centro padrão da empresa.
Vale o primeiro que tiver resposta. Se os seus centros são equipes ou canais que vendem os mesmos produtos (Atacado, Varejo), troque a ordem em Parametrizações para o vendedor vir primeiro.
O plano de contas segue a mesma ideia: produto, categoria principal, categoria pai e, por fim, a conta padrão do tipo do produto.
Itens que apontam para lugares diferentes
O pedido da Doceria Açúcar & Afeto tem R$ 1.800,00 de sacolas (Fábrica) e R$ 98,00 de fita (Revenda). O Organósi não divide o valor: vale o destino que soma o maior valor, e a tela de faturamento avisa a divisão. Aqui, Fábrica.
No faturamento, o financeiro confirma
Em Faturar Pedido, o Centro de custo e o Plano de Contas vêm preenchidos, com a explicação de onde saiu a sugestão. O financeiro confirma ou troca. O centro confirmado volta para o pedido, para que os relatórios de vendas, as comissões e o DRE falem a mesma língua. Pedido faturado não é mais recalculado.
Na compra
O pedido de compra tem o campo Plano de contas (despesa), sugerido pelos produtos. No recebimento, as contas a pagar nascem com ele.
Contas e movimentos
Toda conta e todo movimento de caixa que nasce sem centro escolhido herda do documento de origem: o movimento da baixa herda da conta, a conta herda do pedido ou da compra. Sem origem, uma despesa pode receber o centro sugerido pela conta de despesa; sem isso, vai para o padrão.
Sugestão em conta lançada direto
Na conta a receber, na conta a pagar e no movimento de caixa lançados à mão, ao cadastrar:
- escolher o cliente ou o fornecedor traz o plano de contas e o centro do último lançamento dele;
- escolher uma conta de despesa traz o centro sugerido por ela (Combustível sugere Logística).
A sugestão só preenche o que está vazio, ou o centro que ainda está no padrão da empresa. O que você escolheu não é trocado. Na edição, nada é sugerido.
Reclassificar lançamentos
Conta ou movimento que veio de um pedido ou de uma compra já nasce classificado. Trocar a classificação mexe no DRE de um período que alguém já leu, por isso:
- só quem tem a permissão Reclassificar Lançamentos troca o Plano de Contas e o Centro de custo desses lançamentos. Para os demais, o campo aparece travado, com o aviso "Veio de um pedido ou compra: só troca quem tem a permissão "Reclassificar Lançamentos"";
- lançamento avulso continua livre: quem lançou é quem classifica.
Trocar a classificação de uma conta corrige também os movimentos de caixa dela que seguiam o valor antigo, para o DRE (que lê o caixa) acompanhar.
Importante
Toda troca de centro ou de plano de contas numa conta ou movimento fica registrada. No menu da linha aparece Histórico de classificação, com quem trocou, quando, de qual valor para qual e quantos lançamentos acompanharam.
O que fica sem centro
- Transferência entre caixas: não é receita nem despesa, fica sem centro e fora do DRE.
- Lançamentos antigos, de antes da empresa começar a usar centros: aparecem nos relatórios como "Sem centro de custo".
Quem pode
Em Papéis de Acesso, grupo Financeiro: Ver Centros de Custo, Criar Centros de Custo, Editar Centros de Custo, Excluir Centros de Custo e Reclassificar Lançamentos.