A tela Parametrizações guarda as regras gerais da empresa: a cara do sistema, os dados que saem nos documentos e algumas decisões que valem para todo mundo, como o que fazer quando alguém tenta vender sem estoque. Você mexe pouco nela, mas cada mudança vale para a empresa inteira.
Passo a passo
- Abra Configurações > Parametrizações.
- Clique na aba do assunto (tabela abaixo).
- Altere os campos. Dá para mexer em mais de uma aba antes de salvar.
- Clique em Salvar, no fim da página. Aparece a mensagem Configurações salvas com sucesso!.
| Aba | O que tem |
|---|---|
| Empresa | Identidade Visual e Dados Cadastrais |
| Produtos | Casas decimais do preço de venda e do custo |
| Vendas | Venda sem estoque, base da comissão, veículo e equipamento no pedido |
| Expedição | Separação e entrega dos pedidos |
| PDV | Desconto no balcão, etiqueta de balança e fechamento do caixa |
| Financeiro | Boletos (Asaas) e classificação financeira |
| Notas fiscais | CFOP e tipo de tributação da nota gerada do pedido |
| Ordem de Serviço | Visitas e horas de campo (veja Visitas ao cliente) |
| Envios | Envio automático, mensagens de envio e o servidor de e-mail (SMTP) |
A aba de um módulo que a empresa não tem não aparece. A aba escolhida fica no endereço da página: recarregar ou mandar o link para alguém abre na mesma aba.
Quem pode: quem tem a permissão Gerenciar Parametrizações. Sem ela, o item nem aparece no menu.
Atenção
Nada é gravado enquanto você não clica em Salvar. Saiu da tela antes, perdeu o que digitou.
Identidade Visual
- Logo: a imagem da sua empresa. Ela sai no cabeçalho dos PDFs, como a impressão do pedido e os relatórios.
- Cor Primária: a cor dos botões e destaques do painel. A Aurora, por exemplo, poderia usar o mesmo tom das sacolas dela. Escolha uma cor escura o bastante para o texto branco dos botões continuar legível.
Dados Cadastrais
Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal da empresa.
Importante
Estes dados são usados como emitente nas notas fiscais. Confira com o contador antes de mudar qualquer um deles: CNPJ ou inscrição errados fazem a nota ser rejeitada.
Casas decimais dos preços
Na aba Produtos, você escolhe quantas casas depois da vírgula o Preço de venda e o Custo dos produtos usam: 2, 3 ou 4. O padrão é 4 (por exemplo, 0,634 ou 1,2345). Quem vende com centavos redondos escolhe 2.
- Preço de venda: vale para o preço do produto, os preços das tabelas (inclusive o calculado pelo % da tabela) e o preço digitado no pedido.
- Custo: vale para o custo do produto, inclusive o custo médio calculado quando a compra é recebida. A compra e o XML do fornecedor continuam com 4 casas, para bater com a nota dele.
O total de cada linha do pedido e da nota é sempre em centavos, seja qual for a escolha.
Atenção
Diminuir as casas não mexe nos preços já gravados. Depois de salvar, clique em Arredondar os preços cadastrados: a janela mostra antes quantos preços de venda, custos e preços de tabela vão mudar e a maior diferença, e só grava se você confirmar. O arredondamento é para o mais próximo (144,8057 com 2 casas vira 144,81). Pedidos, notas e compras já gravados não mudam. Precisa da permissão Editar Produtos.
Boletos (Asaas)
Na aba Financeiro, esta seção trata do recebimento por boleto pelo Asaas.
- Plano de contas das taxas bancárias: a cada boleto recebido pelo Asaas, a taxa cobrada vira uma saída no caixa neste plano de contas e aparece no DRE como despesa. Deixou vazio? Na primeira baixa o sistema cria sozinho o plano Taxas Bancárias.
O outro campo da seção é da ligação técnica com o Asaas. Se a sua empresa usa boleto pelo Asaas e tem dúvida sobre ele, abra um chamado de suporte.
Classificação financeira
Aqui você diz o que o sistema deve sugerir no faturamento e na compra quando nem o produto nem a categoria dele têm plano de contas definido. Tudo é opcional.
- Conta de receita: Produto, Conta de receita: Serviço e Conta de receita: Insumo: o plano de contas sugerido para o que entra, conforme o tipo do produto.
- Conta de despesa: Produto, Conta de despesa: Serviço e Conta de despesa: Insumo: o mesmo, para o que sai.
- Na venda, o centro de custo vem primeiro de: só aparece quando a empresa tem centros de custo ativos. As opções são Produto ou categoria, depois vendedor e Vendedor, depois produto ou categoria.
O pedido de venda não tem campo de centro de custo: o sistema calcula, e o financeiro confirma no faturamento. A regra prática:
- Se os seus centros são linhas de negócio (na Aurora: "Fabricação" e "Revenda"), deixe o produto na frente.
- Se são canais ou equipes que vendem os mesmos produtos ("Atacado" e "Varejo"), ponha o vendedor na frente.
Sem resposta de nenhum dos dois, vale o centro padrão da empresa. Os detalhes estão em Centro de custo e classificação.
Notas fiscais
Na aba Notas fiscais, a seção Nota gerada do pedido preenche o rascunho da nota criada a partir de um pedido:
- CFOP: venda dentro do estado (por exemplo, 5102): vai para a NF-e quando o cliente é do mesmo estado da empresa.
- CFOP: venda para outro estado (por exemplo, 6102): vai para a NF-e quando a UF do endereço principal do cliente é diferente da UF da empresa.
- Tipo de tributação da NFS-e: vai para a NFS-e gerada do pedido. A lista mostra só os tipos ativos.
Na nota dá para trocar o que veio. Em branco, o rascunho vem sem esses dados e é preciso escolher na própria nota, como antes. Confirme os CFOPs com o contador antes de preencher.
Vendas
Regras que valem para o painel e também para os outros pontos de venda que a empresa usa (como o aplicativo do vendedor, quando a empresa tem o módulo Força de Vendas).
Venda sem estoque
O campo Venda sem estoque tem três opções:
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Permitir | Vende sem estoque, sem aviso. O estoque baixa do mesmo jeito e o saldo pode ficar negativo |
| Avisar (padrão) | Mostra a falta e deixa seguir |
| Bloquear | Não aprova pedido nem finaliza venda sem estoque |
Com Bloquear, o orçamento ainda pode ser gravado, com aviso; o que trava é a aprovação. Quem tem a permissão Vender sem Estoque passa pelo bloqueio. Serviços e produtos de categoria com produção ficam sempre de fora da regra: a sacola personalizada da Aurora é fabricada depois da venda, então não faz sentido exigir estoque dela.
Atenção
Só ligue o bloqueio com o estoque em dia. Com saldo desatualizado, ele trava venda legítima, e aí quem fica bloqueado é o vendedor na frente do cliente.
Base da comissão do vendedor
O campo Base da comissão do vendedor define sobre qual valor a comissão é calculada:
- Total do pedido: inclui frete e outras despesas (é o padrão).
- Só a mercadoria: itens menos desconto, sem frete nem outras despesas.
Vale para o relatório de comissões e, quando a empresa tem o módulo Força de Vendas, também para as telas e o aplicativo do vendedor.
Importante
A troca recalcula também os períodos passados. Se a empresa já pagou comissão de algum período, guarde o PDF do relatório desse período antes de mudar.
Veículo e equipamento no pedido
Mostrar "Veículo" no pedido de venda (com o módulo de veículos) e Mostrar "Equipamento" no pedido de venda (com o módulo de Ordens de Serviço) ligam e desligam os dois campos no cabeçalho do pedido. O veículo vem ligado para quem tem o módulo de veículos; o equipamento vem desligado (ligue se a empresa vende o serviço no pedido já sabendo o equipamento). Ligados, os dois têm o + para cadastrar o veículo ou o equipamento ali mesmo.
Expedição
Desligada por padrão. Ligada, aparecem a tela Expedição, os romaneios e a coluna de separação e entrega na lista de pedidos.
- Usar expedição: liga e desliga.
- Separar: Antes de faturar (o pedido separa primeiro e só então fatura, com volumes e peso reais na nota) ou Depois de faturar.
- Exigir pedido faturado para sair: ligado (padrão), o pedido só sai em carga, despacho ou retirada depois de faturado. Desligue se a empresa entrega antes e fatura depois.
- Entrega padrão: entrega própria, retirada pelo cliente ou transportadora, para o cliente sem entrega padrão no cadastro.
Veja Separar e entregar os pedidos.
Envio automático
Avisos que o Organósi manda sozinho ao cliente, por e-mail, WhatsApp ou os dois. Cada um vem desligado; ligue o que a empresa quiser.
- Lembretes de vencimento: todo dia às 8h, para as contas a receber pendentes. Você escolhe quantos Dias antes do vencimento (sugestão: 5), se manda No dia do vencimento e quantos Dias depois de vencida (sugestão: 3). O cliente recebe uma mensagem só com as contas daquele vencimento, com a fatura em PDF e o link do boleto. Com Só contas com boleto, conta sem boleto não recebe lembrete.
- Nota fiscal autorizada: assim que a nota é autorizada, vai ao cliente com o PDF e o XML (NFS-e, com o link). Notas de pedidos de marketplace ficam de fora.
- Pedido aprovado: a confirmação do pedido, com o PDF, quando ele é aprovado. Pedidos do PDV e dos marketplaces ficam de fora.
- Pedido faturado: as faturas em PDF e os links dos boletos, quando o pedido é faturado a prazo. Ligado, a chave Enviar ao cliente agora do faturamento já vem marcada, e quem fatura pode desligar caso a caso. Veja Faturar um pedido.
O mesmo aviso nunca vai duas vezes. O texto é o de Mensagens de envio (o lembrete tem o seu, com o marcador {aviso}: "vence em 5 dias", "vence hoje", "venceu há 3 dias"). Cliente que não quer receber fica de fora com a marca Não enviar avisos automáticos, no cadastro dele; o Enviar feito por uma pessoa continua.
Cada envio fica no Log de envios, como "Automático". Se algum falhar, às 18h chega um resumo no sino para quem cuida das Parametrizações.
Mensagens de envio
O texto que vai quando alguém usa Enviar em pedidos, notas fiscais e contas a receber. Há um texto para cada tipo (Pedido / orçamento, Nota fiscal e Cobrança), com o Assunto do e-mail, o Texto do e-mail e a Mensagem do WhatsApp.
- Em branco vale o texto padrão do Organósi, que aparece de exemplo dentro do campo. Para voltar ao padrão, apague o texto e salve.
- Use os marcadores entre chaves, que o Organósi troca pelos dados de cada cliente:
{empresa},{cliente},{pedido},{nota},{total},{vencimentos},{itens},{link_pedido}e{links}(boletos e NFS-e). Se{links}não estiver no texto e houver link para mandar, ele vai no fim. - Marcador que não existe é recusado ao salvar, com a lista dos que valem.
- Na hora de enviar ainda dá para mudar o texto só naquele envio.
Veja Imprimir e enviar o pedido.
Servidor de E-mail (SMTP)
É nesta tela também que se configura o servidor de e-mail próprio da empresa, usado para enviar pedidos, notas e faturas com o remetente da sua empresa. O botão Testar Envio (SMTP), no topo da página, manda um e-mail de teste para o endereço que você informar. Salve antes de testar. Os dados do servidor são fornecidos pelo seu provedor de e-mail; na dúvida, peça ajuda a quem cuida da informática da empresa ou abra um chamado.
Log de envios
Em Configurações > Log de envios fica cada envio da empresa, por e-mail e por WhatsApp: quando e quem enviou, o cliente e o destinatário, os documentos, a situação (Na fila, Enviado ou Falhou) e o motivo da falha. O olho mostra a mensagem que foi; o botão de reenviar manda de novo a mesma mensagem com os mesmos documentos. O e-mail de teste do SMTP também aparece aqui.