Venda, compra e produção mexem no estoque sozinhas. Mas a vida real tem caixa que molhou no depósito, contagem que não bateu e mercadoria que foi para a loja do mesmo dono. Para isso existe o lançamento manual, em Produtos > Movimentações de Estoque, disponível quando a empresa tem o módulo Produtos.
Passo a passo
- Abra Produtos > Movimentações de Estoque e clique em Nova movimentação.
- Em Tipo de lançamento, escolha o que aconteceu (os tipos estão explicados logo abaixo).
- Confira a Data. Ela vem com hoje e não aceita data futura.
- Se quiser, escreva o motivo em Observações ("caixas molhadas na chuva de terça").
- Em Itens, escolha o Produto e a Quantidade. Para mais de um produto, clique em Adicionar produto. O mesmo produto não pode aparecer em duas linhas.
- Clique em Criar. O Organósi avisa "Movimentação ... gravada" com a referência do lançamento (por exemplo,
AJU-000003) e volta para a lista.
Dica
A busca de produto acha pelo nome, pelo SKU ou pelo código de barras, e cada opção já mostra o estoque atual. Serviços não aparecem, porque serviço não tem estoque.
Os tipos de lançamento
| Tipo de lançamento | O que faz | Referência |
|---|---|---|
| Saída por transferência (para outra loja) | Tira do estoque a mercadoria que foi para outra loja | TRF |
| Entrada por transferência (de outra loja) | Soma ao estoque a mercadoria que veio de outra loja | TRF |
| Ajuste de inventário (entrada) | Soma uma quantidade que estava faltando no sistema | AJU |
| Ajuste de inventário (saída) | Tira uma quantidade que o sistema achava que existia | AJU |
| Perda / avaria (saída) | Tira o que quebrou, venceu ou estragou | PRD |
| Ajuste de Quantidade (contagem: informe o saldo certo) | Você informa o saldo contado e o sistema lança só a diferença | AJU |
Cada lançamento ganha uma referência própria, com numeração em sequência por tipo (TRF-000001, TRF-000002...). Todos os produtos do mesmo lançamento ficam sob a mesma referência, como se fossem um documento.
Nenhum desses lançamentos gera conta a pagar, conta a receber ou movimento de caixa. É só estoque.
Contagem de estoque (Ajuste de Quantidade)
É o jeito certo de acertar o saldo depois de contar a prateleira. Em vez de calcular a diferença, você digita o que contou.
- Em Tipo de lançamento, escolha Ajuste de Quantidade (contagem: informe o saldo certo).
- Se quiser, escolha uma Categoria e clique em Listar produtos. O Organósi carrega os produtos ativos (da categoria, ou todos) já com o saldo atual.
- Em cada linha, a coluna Saldo atual mostra o que o sistema tem. Corrija o Saldo contado só onde a contagem deu diferente.
- Clique em Criar.
O sistema compara cada saldo contado com o atual. Onde há diferença, lança um ajuste de entrada ou de saída pela diferença, tudo sob uma referência AJU. Onde está igual, não lança nada. Se tudo estiver igual, ele avisa "Todos os saldos contados são iguais ao saldo atual: nada foi lançado."
Atenção
Listar produtos carrega no máximo 300 produtos de uma vez. Passou disso, aparece o aviso "Lista limitada a 300 produtos": conte por categoria.
Trocar o tipo entre contagem e os demais limpa os itens, porque a coluna muda de sentido (saldo certo de um lado, quantidade movimentada do outro).
Importante
O saldo do produto só se corrige por aqui. No cadastro do produto, o campo de estoque vale apenas quando o produto é criado. Assim todo acerto fica registrado com data, usuário e motivo.
Transferência entre empresas
Se o dono tem uma loja e uma distribuidora, cada uma é uma empresa separada no Organósi. A transferência é feita em dois lançamentos, um em cada empresa:
- Na empresa que envia, lance Saída por transferência (para outra loja) e escolha a Loja de destino (cadastrada como cliente).
- Clique em Romaneio na lista para imprimir o documento que acompanha a carga.
- Na empresa que recebe, lance Entrada por transferência (de outra loja), escolha a Loja de origem (cadastrada como fornecedor) e digite os itens do romaneio.
Por isso cada empresa precisa estar cadastrada na outra: como cliente de quem envia e como fornecedor de quem recebe.
A saída por transferência não deixa o estoque ficar negativo. Se faltar mercadoria, o sistema recusa com "Estoque insuficiente para a transferência" e diz quanto há de cada produto. Ajuste e perda podem deixar negativo, porque são justamente a correção do que o sistema achava que tinha.
Estornar um lançamento errado
Lançou errado? Nada se edita nem se apaga nesta tela. Você estorna: o Organósi cria o lançamento contrário e o original continua no histórico.
- Na lista, encontre uma linha do lançamento e clique em Estornar.
- Escreva o Motivo do estorno.
- Confirme.
O estorno vale para a referência inteira (todos os produtos dela) e ganha uma referência EST. Na coluna Motivo, o original passa a mostrar "Estornado em EST-..." e o estorno mostra "Estorna ...".
Regras do estorno:
- Só lançamentos manuais (transferência, ajuste, perda e contagem) podem ser estornados, e uma vez só.
- Uma entrada cuja mercadoria já saiu não pode ser estornada, porque o saldo ficaria negativo.
- Venda, compra e produção não se estornam aqui: cada uma se desfaz pelo próprio documento.
- O botão só aparece para quem tem a permissão Estornar Lançamento Manual de Estoque.
O que entra no estoque sozinho
Você não precisa lançar nada à mão quando:
- um pedido de venda é aprovado: os itens de revenda saem do estoque;
- um pedido de venda é faturado: saem os itens fabricados;
- uma ordem de produção é concluída: o item produzido entra;
- um pedido de compra é marcado Entregue: os itens comprados entram;
- um pedido é reaberto ou cancelado: o que tinha saído volta.
Tudo isso aparece na mesma lista, com o pedido, a compra ou a OP de origem em colunas próprias.
A lista de movimentações
A lista mostra Data, Ref., Produto, Tipo (Entrada ou Saída), Quantidade, Motivo, Cliente / Fornecedor, Pedido, Compra e OP. Dá para filtrar por Tipo, Produto, Motivo e período (De e Até). O Romaneio aparece em toda linha que tem referência e baixa o PDF com todos os itens dela.
A coluna Data é a data do movimento: no lançamento manual, a data que você digitou no formulário. O dia e a hora em que alguém registrou o lançamento ficam na coluna Lançado em, escondida por padrão (ligue no ícone de colunas). O filtro de período (De e Até) usa a data do movimento. Assim a contagem feita na sexta e lançada na segunda aparece na sexta.
Quem pode
- Ver a lista: quem tem Ver Produtos.
- Lançar: Movimentar Estoque à mão (transferência entre lojas, ajuste de inventário, perda).
- Estornar: Estornar Lançamento Manual de Estoque.
Veja Usuários e papéis.