Antes de dar a primeira baixa, o Organósi precisa saber duas coisas: onde o dinheiro fica e o que ele é. A primeira resposta são os Caixas. A segunda, o Plano de Contas. Os dois ficam no menu Financeiro e costumam ser configurados uma vez só, no começo.
Passo a passo
Cadastrar um caixa
A Aurora tem a gaveta da loja, a conta no banco e uma carteira digital para receber Pix. Cada um vira um caixa:
- Abra Financeiro > Caixas e clique em Criar Caixa.
- Dê um Nome ("Conta corrente", "Gaveta da loja").
- Escolha o Tipo: Caixa, Banco ou Carteira Digital.
- Informe o Saldo Inicial: quanto havia nele no dia em que você começou a usar o Organósi. Pode ser negativo, para conta que começa no cheque especial.
- Deixe Ativo ligado e salve.
A lista mostra o Saldo Inicial e o Saldo Atual, que é o inicial mais tudo o que entrou e menos tudo o que saiu pelo Controle de Caixa.
Dica
Use como saldo inicial o valor do extrato do banco no dia da virada. Assim o saldo do Organósi e o do banco começam iguais, e qualquer diferença depois é fácil de achar.
Cadastrar uma conta do plano de contas
- Abra Financeiro > Plano de Contas e clique em Criar Conta.
- Escolha o Tipo: Receita ou Despesa.
- Se ela fica dentro de outra, escolha a Conta Pai (Opcional). A lista mostra só contas do mesmo tipo. Sem pai, ela é uma conta raiz.
- Escreva o Nome da Conta.
- Numa despesa, escolha o Centro de custo sugerido, se fizer sentido (veja abaixo).
- Salve.
Caixas: o que vale saber
- Ativo: desligue para marcar um caixa que não é mais usado. Ele deixa de aparecer nas listas em que se escolhe um caixa (faturamento, baixa de contas, transferência entre caixas, pedido de compra, viagem). O histórico dele continua nos relatórios, os documentos que já usam esse caixa continuam mostrando o nome, e o selo Saldo Geral do Controle de Caixa passa a somar só os caixas ativos.
- Caixa Provisionado: nas contas a receber e a pagar você pode dizer em qual caixa espera que o dinheiro caia. Ele vem marcado na hora da baixa e é usado pelo Fluxo de Caixa quando você filtra um caixa só.
- Caixas do PDV: quando a empresa contrata o PDV, cada caixa do balcão ganha o seu caixa no financeiro. Eles não aparecem nesta tela, porque nascem e mudam de nome junto com o cadastro do PDV, e não entram nas listas de escolha do dia a dia.
Plano de contas: como montar
O plano de contas é a lista de "gavetinhas" em que cada real é guardado. É ele que dá nome às linhas do DRE. Um exemplo para a Aurora:
| Tipo | Conta Pai | Conta |
|---|---|---|
| Receita | Venda de produtos fabricados | |
| Receita | Revenda de mercadorias | |
| Receita | Serviços de criação de arte | |
| Despesa | Matéria-prima | |
| Despesa | Matéria-prima | Papel kraft |
| Despesa | Matéria-prima | Tintas |
| Despesa | Despesas administrativas | |
| Despesa | Despesas administrativas | Aluguel |
| Despesa | Combustível |
Na lista, filtre por Tipo ou marque Somente contas raiz para ver só o primeiro nível.
Importante
Receita só aparece onde entra dinheiro e despesa só onde sai. Conta a receber pede Plano de Contas (Receita), conta a pagar pede Plano de Contas (Despesa) e, no Controle de Caixa, a lista muda conforme o tipo Entrada ou Saída. Uma conta cadastrada com o tipo errado simplesmente não vai aparecer onde você procura.
Contas que o sistema cria sozinho
Algumas contas de despesa nascem automaticamente na primeira vez em que são necessárias. A mais comum é Taxas Bancárias, criada na primeira baixa de boleto com taxa. Em Configurações > Parametrizações você pode escolher outra conta de despesa para as taxas.
Centro de custo sugerido pela conta de despesa
Quando a empresa usa centros de custo, toda conta de Despesa ganha o campo Centro de custo sugerido. Exemplo: a conta Combustível sugere o centro Logística.
Funciona assim: ao lançar uma conta a pagar ou uma saída no Controle de Caixa sem pedido nem compra de origem e escolher Combustível, o centro Logística vem preenchido. Você pode trocar. Se nada for escolhido na tela, o lançamento também recebe esse centro ao ser gravado.
Em contas de Receita o campo não aparece: na venda, quem separa um centro do outro é o produto ou o vendedor, não a conta. Veja Centro de custo e classificação.
Quem pode
Em Papéis de Acesso, grupo Financeiro: Ver Caixas, Criar Caixas, Editar Caixas, Excluir Caixas, e Ver Plano de Contas, Criar Plano de Contas, Editar Plano de Contas, Excluir Plano de Contas.